受付時間 平日 AM10:00〜PM17:00

TEL 03-5244-9770

コラム一覧column

コラム一覧

『第二領域時間管理ツール』の活用で仕事の優先順位を明確にしよう

2016年9月13日

時間管理ツール

あなたは「第二領域時間管理ツール」をご存知ですか?これはスティーブン博士が書いた「7つの習慣」の中で紹介された仕事の管理手法。ビジネスに効率よく進めるためには、必須で覚えておきたいツールのひとつです。今回はそんな第二領域時間管理ツールについて詳しくご紹介していきます。

第二領域時間管理ツールとは?

第二領域とは、スティーブン・R・コビィー博士が提唱した「7つの習慣」内での時間管理方法のことをいいます。時間管理のマトリックスという表を使用し、「緊急性」と「重要性」の軸で時間の使い方を考える方法です。まず、領域は4つあり、第一領域~第四領域まであります。第二領域というのはこのなかでも重要だけど緊急ではない仕事のことを指します。

1.第一領域

緊急性があり、重要でもあることを指します。「今日納期の仕事」や「他人の仕事の進捗に影響を与える作業」、「今解決しないとリスクが高くなる問題の解決」「お客様からのクレーム対応」などが挙げられます。第一領域の仕事は重要性と緊急性のいずれも高いため、後回しにせず最優先で取り組むべきということになります。

2.第二領域

緊急性がないが、重要なものであることを指します。「将来への人間関係づくり」や「2~3年後を見据えたスキルアップ」「こなしてきた仕事の意義を整理して考えること」「リーダーシップの鍛錬」「起業に向けた準備」「新しい事業への開拓・下地作り」「健康に繋がる継続的なトレーニング」などが挙げられます。こちらは将来を見据えるととても価値のあるものということが分ります。

3.第三領域

緊急性があり、重要ではないものを指します。「電話受付業務」「仕事上仕方なく参加するイベント」「書類探しの時間「PCのトラブル解消」などがあげられます。こちらは、重要ではないことから、なるべく効率化を図るべき項目といえるでしょう。

4.第四領域

緊急性もなく、重要でもないものを指します。「ひまつぶし」「成果のないゲーム」「誰かを待っている時間」「必要のないテレビ鑑賞」「習慣化しているSNSの閲覧」「生活や仕事にいい影響を与えない趣味」などが挙げられます。こちらは必要性も緊急性もないことから、無駄ということになります。

なぜ「第二領域」が重要なのか?

一見すると、第一領域が最も優先順位が高いように思えます。ただ、長い目で見ると第二領域のほうが大切だということが理解できるはずです。たとえば、第一領域にはトラブル解決などが分類されます。一方、第二領域には勉強や計画、健康向上などが分類されます。トラブル解決などは一時的なものですが、第二領域は、長期的に見ると自分のためになる大切な項目が多く含まれるのです。
一番おすすめの方法は、第一領域と並行して第二領域の仕事を行なうよう努力すること。そうすることで緊急性にも対応しながら、自身の成長につながる仕事も進められます。

ステップアップしている人は第二領域を大事にしている

無意識に仕事をしていると、ほとんどの人は第一領域と第三領域をこなす傾向にあります。しかし、それでは現状維持のままステップアップはできません。
自身が継続的に成長するためには、無駄な時間を削り少しでも多く第二領域に割り当てることが大事です。基本的に人間は疲れやストレスを感じてしまうと、第四領域に逃げ込んでしまうものです。自分の成長には全く意味がない無駄な時間を過ごさないために、自分の仕事を第一領域から第四領域まで細分化して整理してみることから始めましょう。
第一領域の仕事は可能な限り早めに終わらせ、第三領域の仕事は効率化し、第四領域の活動を削ります。新しい仕事が入った時も、「どうすれば仕事の効率化ができるか?」という視点から、重要度と緊急性を吟味する癖を付けましょう。

【まとめ】

第二領域の仕事を増やすことで、仕事をこなしつつもしっかりとしたスキルアップが可能になります。第二領域時間管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか?仕事において成功するための手助けになるはずです。