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2016年11月5日

身の回りの整理整頓で業務効率アップ

整理整頓

あなたの身の周りは整理整頓されていますか?自宅などのプライベート空間はもちろん、ビジネスシーンでの整理整頓は、仕事の効率や集中力向上などに効果的です。
机の上に山高く積まれた書類や小物などで、作業スペースもないほど散らかったデスクでは、到底スムーズに仕事が運ぶわけもありません。
仕事ができると言われている人のデスク周りを見てみましょう。きちんと整理整頓されているはずです。仕事をする上で、整理整頓は必須スキルと言えるでしょう。
今回は、正しい整理整頓のやり方と、それにより生み出される効果を解説していきましょう。

「整理整頓」の意味と効果

文字通り、「整理整頓」という言葉は「整理」と「整頓」というふたつの言葉からできています。どちらも、「片付ける」や「整える」など、似たような意味に思われがち。しかし実は、まったく違う意味を持っているのです。

「整理」

・・・乱れた状態にあるものを整えて、秩序正しくすること。いらないものを取り除くこと。

「整頓」

・・・きれいに整った状態にすること。片付けること。つまり「整理整頓」とは、いらない物を処分して、きちんと整えることです。

ビジネスシーンで、この「整理整頓」がキッチリできると、以下のような効果が期待できます。

1.仕事の効率がアップする(集中力があがる)
2.ミスを事前に防止できる

限られた時間内に最大の成果を上げなくてはならないシーンにおいて、この2つは大変重要ですよね。「整理整頓」は、ビジネスマンが結果を出すための極意ともいえるのです。

いざ実践!「整理整頓」のやり方

では実際にデスク周りを整理整頓してみましょう。最初にとりかかるのは「整理」から。デスクの上から引き出しの中、足元まで、周辺すべてを見渡し、不要なモノを処分することから始めましょう。そして、必要なモノだけが残った状態で「整頓」にうつります。それぞれ残ったモノの収納場所を決めて、きちんと片付けていきます。収納場所を決める際の注意事項は、使用する頻度に合わせて、レイアウトを決めること。
ほとんど使わないモノはデスクの上に置かず、引き出しにしまうなど注意をしましょう。「整理整頓」のコツは捨ててから整えること。「不要なモノを整頓してしまう」ことのないように、必要なモノと、そうでないモノを分別しましょう。

「整理整頓」の効果①モノを探す時間が減る

では、実際に「整理整頓」をするとどのような効果があるかを具体的にみていきましょう。ひとつめは探し物をする時間が減ること。周辺が散らかったまま仕事をすると、必要な資料やデータの保存場所がわからなくなったりして、モノを探す時間が発生します。散らかった状態だと、探し物もなかなか見つからず、かなり無駄な時間を割くことになります。整理整頓ができているか否かで、探し物をする時間の発生割合が大きく変わります。たとえば、毎日10分間探し物をしているとします。100日なら1,000分(約17時間)も費やしている事になります。これが一年続いたらどうでしょう?かなり無駄な時間を過ごしているとは思いませんか?もちろん、探し物の間は仕事も進みません。時間はお金では買えない貴重なモノです。限られた時間を有意義に過ごすためにも、「整理整頓」は欠かせないことなのです。

「整理整頓」の効果②ミスが減る

すべての仕事には決められた予定や、締め切りがあります。
例えば、得意先への訪問予定、商品の納期、出荷の期限、定例会議や書類の提出期限などが挙げられます。余裕のある時は見逃さない予定や納期なども、忙しくなり時間の余裕がなくなるとミスに繋がりかねません。
納期やスケジュールのミスは、会社の信頼失墜や、損害費用の発生などを招くおそれがあります。ほんのちょっとの確認を怠っただけで、大きなロスが生じるのはとても勿体ないですよね。そんなイージーミスを減らすためにも、身の回りの整理整頓が役立ちます。身の回りが整理整頓されていると、確認ミスを減らせます。デスクの周囲は、ある意味心の状態のバロメーターとも言えるでしょう。忙しい時こそ身の回りの整理整頓を心がけて、より効率よく仕事を進められるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?会社では、与えられた限られた時間内で、最大の成果を出すことが求められます。仕事を効率よく進めることで、仕事の質も高まり、実績もたくさん残せるようになるでしょう。結果として、社内での評価が上がり、収入アップに繋がるのです。

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