受付時間 平日 AM10:00〜PM17:00

TEL 03-5244-9770

コラム一覧column

コラム一覧

ビジネスコミュニケーションを身につける『相互理解』のポイント

2016年10月1日

相互理解

「依頼した通りに仕事していない!」「話が上手く伝わらない」「上司の考えが理解できない」どこかで聞いたことのある台詞、ビジネスにおいてよく聞かれるトラブルの例ですよね。実は、これらのトラブルのほとんどが、コミュニケーションの不足から発生していることをご存知でしたか?ビジネス上のかなり多くの問題は、コミュニケーションを円滑にすることで解決可能です。今回は、ビジネスにおけるあなたのコミュニケーションを改善へと導く「相互理解」についてご紹介していきます。

最も重要なのは「具体的に伝えること」

コミュニケーションにおいてエラー(問題)が起きる原因のほとんどは、「誤解」や「理解不足」にあります。たとえば、自分が話す話題に対して、お互いにが違う認識を持っている場合は「誤解」、自分の言葉が足りないために、相手に理解してもらえない場合は「不足」です。このような誤解や不足は、言葉を明確にして伝えることを意識すれば、ある程度は解消可能です。物事を相手に明確に伝えるためには、具体的に表現するスキルを身につけることが必要です。例えば「請求書を作っておいて」と部下に指示を出したとしましょう。しかし、頼まれた部下が請求書を作ったことがない場合は、どうやって作ったら良いのか、宛先はどの会社なのか、金額はいくらなのか、そもそもどんな項目が必要なのかもわからないかもしれません。当然、あなたが求めている請求書が仕上がる可能性はとても低くなるでしょう。
そしてこうなった場合、たとえ完成度が低いものがあがってきたとしても、それは部下のせいではなく、より具体的な事を伝えなかったあなたの責任となります。誤解や不足を生まないためにも、最低限以下の点をおさえて、物事を伝えるようにしましょう。
・依頼ごとの主な目的は何か
・依頼の注意点はどこか
・トラブルに繋がるミスの例は何か

ビジネスでは「簡潔に伝えること」

ビジネスにおいてのコミュニケーションで大切なことのひとつに、「いかに短時間で必要なことを伝えられる」ということがあります。友達とお茶をしながら話すのとは違って、ビジネスは時間との戦い。
細かいこと全てを手取り足取り教えている時間はない場合が多いのです。でもだからと言って伝わらなければ意味がありません。限られた時間で密度の濃いやり取りが必要とされ、そのうえで「誤解」や「不足」がないように伝える。これには「具体的」かつ「簡潔」に物事を伝えるスキルが必要になります。

信頼関係が重要

「具体的」「簡潔」に伝えることが大事と書きましたが、コミュニケーションは信頼関係がないとうまく機能しません。相互間での信頼関係が築けているかの度合いによって、相手の言葉を素直に受け取れるかどうかも変わってきます。
そしてその受け取る姿勢によって、コミュニケーションの結果が変わるのも理解できるでしょう。たとえいくら具体的に、そして簡潔に物事を伝えても、それをしっかりと受け取ってもらえるような土台が無いと、コミュニケーション自体が無駄になってしまいます。コミュニケーションにエラーが生じた状態では、仕事はスムーズに運びません。
ここまで書けばもうおわかりかと思いますが、コミュニケーションの本質は、「信頼してもらえるような関係性を築くこと」にあるのです。そして相手に敬意と愛情を持って接することが大切です。「こんなに丁寧に説明しているのにわかってもらえない!」と怒っている人。まずは、自分と相手とが信頼関係を築けているか?そこから確認してみてはいかがでしょうか?

お互いの価値観を理解する

「信頼関係がいかに高く築けているか」は、「お互いがいかに尊重しあえているか」に比例しています。そして、お互いを尊重しあうということは、お互いの価値観を尊重しあうということです。
例えば、あなたにとっては仕事が第一かもしれないけど、ある部下にとっては家庭も譲れないほど大切。あなたは休日出勤も気にしないけど、ある部下は平日徹夜してもいいから休日はしっかりと休みたいと思っている。
あきらかにどちらかが間違っている場合はともかく、価値観の違いについては、受け止め尊重することも大切です。家庭を大事にしていても仕事も一所懸命頑張っている、休日出勤は嫌がってもその分平日に人一倍働いている、そういう面が評価できればそれで良いのではないでしょうか?人間は100人いれば100通りの考え方や生き方があります。自分が絶対に正しいなんてことはないのですから、お互いの考え方や生き方を理解し尊重して、ともに仕事をしていく。その気持ちがあってこそ、深い「相互理解」へとつながってゆくのです。

【まとめ】

グループやチームで仕事をしている場合は、相互理解が不可欠です。よりスムーズに仕事を進めるためにも、お互いがどこに価値観を置いているか話し合ってみるのも良いでしょう。それぞれについて知り、理解しておくだけで、コミュニケーションはかなりスムーズに運ぶようになるでしょう。