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2016年10月19日

ビジネスで成功するために覚えておきたいメール術

メール

インターネットの普及に伴い、電話をする機会がめっきりと減った昨今。ビジネスにおいても、客先や取引先との連絡手段は電子メールが主流となっています。
相手の忙しさを気にせず送信できますし、やり取りが履歴に残るためトラブルが発生しにくいなどのメリットがある反面、文章だけでものごとを伝える難しさもついてまわります。「◎◎◎が欲しい」というお願いの言葉ひとつでも、電話なら「◎◎◎をいただきたいのですが」と簡潔に伝えられます。しかし、メールだと顔が見えない分、どうしても必要以上にまわりくどい表現や、失礼がないように丁寧な文章を意識してしまいがち。仕事をスムーズに進めるためにも、基本的なビジネスメールのポイントをおさえておきましょう。

件名は目立つように、具体的内容も盛り込んでしまう

昨今のビジネスマンは、メールでのやり取りが主流。朝出勤してメールサーバーを開けば、新着メールが何十通もあり、朝から確認&返信作業。そうこうしている間にも次から次へと新着メールが届くので、重要な情報を選別するだけでも大変な労力が必要です。
相手が大量のメールを捌いている可能性を考慮して、メールはわかりやすく、簡潔に書くことをおすすめします。まず、受信箱に大量に並ぶメールの中から一目でわかる「件名」を入れることが大切です。件名である程度内容が把握できるように記載するのも手です。たとえば、「【重要】5月20日13時からの会議出欠の可否について:○○社 △村」など、ある程度具体的に書いてしまうことで、読み手側も優先順位がつけやすくなります。
急いで確認してほしい場合は冒頭に【緊急】などと入れるのも良いでしょう。また、誰から送られてきたのかもすぐわかるように、件名に社名や名前も忘れずに入れておきましょう。

書式を綺麗に整える

ビジネス上、使用するメールアドレスやサーバーの設定を整備することも忘れないようにしましょう。自分のプロフィールや差出人欄に表示される情報は、面倒でもきちんと入力しておきましょう。メール本文は読みやすいように、改行や箇条書きを併用して見栄えを整えること。
また、本文では改行もせず、まわりくどい文章をダラダラと綴るのは絶対にNG!冒頭には「いつもお世話になっております」、本文の終わりには「お手数ですがよろしくお願いいたします」と締めくくり、最後に連絡先と名前を記名するのも忘れないように。いつでも自動で記名されるよう、フッター部分の署名設定がお勧めです。

TO・CC・BCCを的確に使いこなす

情報共有と言う観点でも重宝されるビジネスメール。さらに一歩進んだ使い方をするには「TO」や「CC」、「BCC」の使いわけも大事になります。「TO」はあなた宛てのメールと言う意味なので、受け取ったら早急に変身するか、処理を行なうようにしましょう。
「CC」は「TO」の人宛に送られたメールを、複数人にも一緒に送ることを指します。何か一緒に目を通して、共有したい場合に使います。特に大きなプロジェクトなどの場合は関わる人たちすべてを「CC」に入れておくことでトラブルの発生を防げます。
また、部下が顧客へメールを送る際に、先輩や上司宛てに「CC入れといてね」と言われることがありますよね。どんな内容のやり取りをしているのか?失礼はないか?などの確認も兼ねて、確認するときに使用されることが多いようです。
最後に、「BCC」は、大量の送り先にメールを送る際に使用される機能です。自分と相手以外のメールアドレス以外は表示されないようになっているので、さまざまな企業宛にリリースやプレスなどのお知らせを一斉送信する際に便利です。いずれも件名に【BCC一括送信】と入れる、冒頭の宛先に【CC:◎◎様】と入れるなどして、相手に「同報メールですよ」というのを知らせるようにしましょう。

メールは必要以上に過信しない!

実はこれが一番重要なことでもあります。メール一本送っただけで、相手に確実に伝わった気になって安心してしまう人がいます。しかし、これは大変危険なこと。サーバーのシステムで届かないこともありますし、何より膨大なメールの量に紛れて見過ごされる可能性があります。重要なメールこそ、送った後に電話での確認が必要。「今メールをお送りしたので、ご確認ください」と伝えるだけで、トラブルを防ぐことができるのです。

まとめ

もう一点気を付けたいのが、相手に謝罪をする場合。これは、メールではなく直接伝えるのがマナーです。メールで謝罪して「ハイ、終わり」では、許してもらえるどころか、火に油を注ぐ結果となりかねません。どれだけ丁寧に、美しいメールを仕上げたとしても、直接伝える方法には及びません。ビジネスメールのマナーのすべてを覚えるのは大変ですが、スムーズに使えるようになったら一人前のビジネスマンと言えるでしょう。

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